Los manuales administrativos son documentos guía eminentemente dinámicos, de fácil lectura y manejo que transmiten de forma completa, sencilla, ordenada y sistemática la información de una organización. En ellos se indican las actividades y la forma en que estas deberán ser realizadas por los miembros de la organización.
Un manual administrativo es una herramienta de comunicación muy útil entre la empresa y el personal, manteniéndolo al tanto de lo que se desea alcanzar y de qué manera; permitiendo el manejo y control de la información. Deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Definiciones de algunos autores sobre lo que es un manual administrativo:
- A. Reyes Ponce
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en
la empresa"
- Graham Kellog
"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".
- Terry G. R.
"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".
- Continolo G.
"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para
operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".
- Duhat Kizatus Miguel A.
“Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.
Los manuales administrativos tienen como una función mantener informado al personal clave, sobre los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, delimitando la estructura organizacional y estableciendo las políticas y procedimientos en forma escrita. En esencia, representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas.
Considerando que transmiten información acerca de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:
a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, procedimientos, etc.
b)Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa.
c)Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas y propiciar la uniformidad en el trabajo.
d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso.
e)Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.
f) Auxiliar en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal.
g)Ayudar en el establecimiento, análisis, revisión, modificación de un sistema o sus procedimientos
h) Determinar las responsabilidades por fallas o errores.
i) Facilitar labores de auditoría.
j) Aumentar la eficiencia.
k) Uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.
l)- Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias.
m) Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.
Duhalt Krauss y Rodríguez y Valencia proponen la siguiente clasificación de manuales administrativos, por contnido y por funcion.
A continuacion describiremos la clasficacion por contenido.
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias. Existen diversos tipos de manuales administrativos por contenido:
A. Manual de Historia: proporciona información referente a la historia de la empresa, desde su origen hasta su posición actual. Brinda un panorama general sobre la organización y su tradición (filosofía), logrando que el personal se sienta parte de la misma.
B. Manual de Organización: Su propósito es mostrar en forma específica de la estructura organizacional formal a través de la descripción de objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos y sus relaciones.
C. Manual de Políticas: Descripción detallada de los lineamientos a seguir dentro de las actividades y toma de decisiones para el logro de los objetivos. Este manual proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
D. Manual de Procedimientos: Esta dirigido al personal, es una guía de cómo hacer el trabajo. Sirve como contro confiable en la evaluacion de sistemas y procedimientos administrativos.
E. Manual de Contenido múltiple: Surge cuando la simplicidad de la organización y de lo relacionado a ella, no justifica la elaboración y uso de distintos manuales. Por lo que este manual es una combinación de dos o más manuales (conceptos), dividido por secciones.
Esta clasificación se refiere a una función operacional especifica a tratar. Dentro de este apartado puede existen los siguientes tipos:
A. Manual de Producción: Describe las instrucciones en base a los problemas cotidianos, destinados a lograr su mejor y pronta solución. Surge por la necesidad de coordinar el proceso de fabricación .
B. Manual de Compras: Consiste en definir el alcance , función y métodos de compras. De preferencia debe estar escrito.
C. Manual de Ventas: Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información del trabajo de ventas.
D. Manual de Finanzas: Muestra por escrito las obligaciones financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están trabajando con dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
E. Manual de Contabilidad: Abarca los principios y técnicas de la contabilidad. Contiene aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, etc.
F. Manual de Crédito y Cobranzas: Señala por escrito procedimientos y normas de esta actividad. Contiene aspectos de: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
G. Manual de Personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Contienen aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, etc.
H. Manual Técnico: Presenta los principios y técnicas de una función operacional determinada. Sirve de referencia para la unidad administrativa y el personal responsable de una actividad.
I. Manual de Adiestramiento o Instructivo: Explica las actividades, procesos y rutinas de un puesto específico; por lo general va dirigido a personal con poco conocimiento de la materia, utiliza técnicas programadas de aprendizaje y cuestionarios de autoevaluación para asegurar la comprensión del tema .
Solo existen dos tipos de clasificacion por ambito de aplicacion:
A. General
Se refiere a todo el organismo en su conjunto. Dentro de éste se tienen a los manuales siguientes:
- Manuales generales de organización: Resultado de la planeacion organizacional y abarca a todo el organismo, indica organización formal y estructura funcional.
- Manual general de procedimientos: Surge de la planeación y engloba procedimientos de cada una de las unidades orgánicas de la empresa.
- Manual general de políticas: Asienta por escrito los deseos y actitudes de la dirección, para toda la empresa, actuar de todo el personal de acuerdo a condiciones generales.
B. Específicos
Abarca el contenido de información de un área determinada de la empresa. Define uniformemente las actividades y responsabilidades del área o función.Dentro de esta clasificación se encuentran los siguientes tipos:
- Manual especifico de reclutamiento y selección.
- Manual especifico de auditoria interna.
- Manual especifico de políticas de personal.
- Manual específico de procedimientos de tesorería
- Entre otros...
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